Tre frågor som får ledningsgruppen mer effektiv

VD:n suckade. “Vi fastnar i detaljer, besluten dröjer och mötena känns som en evig operativ rond.” En VD på ett energibolag kontaktade mig för att få hjälp med att göra sin ledningsgrupp mer effektiv.

“Berätta mer”, bad jag. “Hur går era möten till? Hur fattar ni beslut?”

“Det är inte lätt att leda denna skara människor. Dessutom har gruppen vuxit till det dubbla sedan vi expanderade, och nu är vi tolv chefer och sakkunniga i rummet – alla med starka viljor.” VD:n fortsatte att beskriva hur ledningsgruppen var splittrad, rollerna otydliga och hur strategiska frågor ständigt sköts på framtiden.

Vill man förändra sin ledningsgrupp kultur?

När jag senare deltog på ett av deras möten såg jag snabbt mönstret: brist på nyfikenhet för varandras perspektiv, otydliga mandat och en kultur där akuta frågor tog över det strategiska fokuset. Men var de redo att utmana sig själva och förändra sin möteskultur? Hur skapar man nya arbetssätt när gamla mönster sitter djupt?

Tre frågor som ger en gemensam karta

“Är ni effektiva idag?” frågade jag ledningsgruppen. Tystnaden i rummet sa mer än ord.

“Vill ni börja arbeta annorlunda för att använda er ledningsgrupp mer strategiskt och få en tydligare roll i organisationen?” Flera nickade lätt, någon tittade ner i sin dator, och VD såg förväntansfull ut.

“Jag behöver er hjälp med att utforska tre saker”, fortsatte jag och såg på de erfarna ledarna och sakkunniga i rummet. De ville inte känna sig dumma eller bli uppläxade av en organisationskonsult. De hade fullt upp med att hantera sina verksamheter – och varandra.

När fungerar ni som bäst?

Först behöver vi utforska när ni presterar som bäst – när ni fattar skarpa beslut, har strategiskt fokus och drar nytta av varandras kompetens.

Nu hade jag allas uppmärksamhet. Någon började prata om vad som fungerade bra just nu, en annan gav exempel på hur handlingskraftiga och snabba de var under pandemins tuffaste månader.

“Om vi kan förstå när ni lyckas som bäst, kan vi identifiera positiva mönster i er möteskultur och bygga vidare på dem”, förklarade jag.

“Vi gör ju faktiskt ett bra jobb trots allt”, inflikade en av de sakkunniga.

Vad är er önskebild av ledningsgruppen?

Hur kan ni utveckla det som redan fungerar bra för att bli ännu mer effektiva?

Samtalet fortsatte och en av cheferna, som tidigare tittat ner i sin dator, sa plötsligt högt:

“Jag tror faktiskt att vi som ledningsgrupp är ganska otydliga i organisationen. Man vet inte vad vi gör eller vilka frågor vi driver. Om vi var tydligare med vårt uppdrag skulle vi kunna hantera frågorna mer kraftfullt – det skulle märkas ute i organisationen.”

Fler idéer och insikter kom fram:

• “Vi skulle kunna kommunicera ut strategier och beslut bättre.”
• “Vi borde lyssna in medarbetare och chefer på ett annat sätt.”
• “Ja, där har vi något att bita i”, sa en kvinna som tidigare suttit tyst

Vad hindrar er från att vara så effektiv som ni skulle önska?

Gruppen tappade något av sin energi men var snart igång igen. De berättade om hur mötestiden inte hölls, agendor inte hanns med och hur de borde förbereda sig bättre inför mötena.

Min tid med gruppen började ta slut när VD till sist frågade:

“Men hur gör man då? Det måste finnas metoder och arbetssätt som hjälper oss.”

“Vågar ni bryta era egna mönster?” svarade jag. “Då kommer jag gärna tillbaka och introducerar några besluts- och analysmetoder samt arbetssätt för smartare och snabbare beslut.”

Sammanfattning

För att en ledningsgrupp ska bli mer effektiv krävs att den identifierar och bygger vidare på sina styrkor, tydliggör sin roll i organisationen och arbetar aktivt med att undanröja hinder. Genom att reflektera över dessa tre frågor – När fungerar vi som bäst? Vad är vår önskebild? Vad hindrar oss från att vara effektiva? – kan ledningsgruppen skapa en gemensam karta för förändring. Nyckeln ligger i att våga bryta gamla mönster och införa nya arbetssätt som främjar strategiska och välgrundade beslut.

Fallet är en berättelse hämtad  från flera olika möten med ledningsgrupper som önskar utveckla sin ledningsgrupp